Nová úprava je účinná pro některé zadavatele (Českou republiku, organizační složky státu, Českou národní banku a centrální zadavatele) již delší dobu, od 18. října 2018 však bude tato úprava účinná i pro všechny ostatní zadavatele (viz § 279 odst. 2 ZZVZ). Nově se tak povinnost elektronické komunikace bude týkat například i státních příspěvkových organizací, územně samosprávných celků a jejich příspěvkových organizací či právnických osob, jež jsou založeny či zřízeny za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu (které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu), nebo ji jiný veřejný zadavatel převážně financuje, může v ní uplatňovat rozhodující vliv nebo jmenuje nebo volí více než polovinu členů v jejím statutárním nebo kontrolním orgánu.
Doposud bylo možné, aby komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem probíhala v listinné či elektronické podobě. Nově, s ohledem na požadavek snížení administrativní zátěže obou stran a zjednodušení celého procesu, bude možné komunikovat s určitými výjimkami pouze v elektronické podobě. Elektronický způsob komunikace nebude nutné využít například v případě, kdy zvláštní povaha veřejné zakázky vyžaduje specifické nástroje, zařízení nebo formáty souborů, jež nejsou obecně dostupné. Dále pak v případě, že použití elektronické komunikace by vyžadovalo zvláštní kancelářské vybavení, které není u žadatelů běžně dostupné či v případech, kdy je využití jiného způsobu komunikace nezbytné, například z důvodu ochrany zvláště citlivé povahy informací, kterou nelze zajistit běžnými nástroji.
Elektronickým způsobem se budou podávat a přijímat samotné nabídky a bude takto prováděna i většina právních úkonů a komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem (např. dotazy, vysvětlení atd.). I zde zákon připouští určité výjimky, neboť umožňuje, aby se v určitých případech, kdy zákon nestanovuje písemnou formu, využila ke komunikaci forma ústní. To však pouze za splnění podmínky dostatečného zdokumentování takových úkonů (zápisem, zvukovou nahrávkou atd.). V případě, že bude zákon vyžadovat písemnou formu, bude muset toto jednání proběhnout pouze elektronicky, jinak bude neplatné.
Elektronické nástroje, které budou moci zadavatelé využít, budou muset splňovat podmínky uvedené v zákoně o zadávání veřejných zakázek a ve vyhlášce č. 260/2016 Sb., o stanovení podrobnějších podmínek týkajících se elektronických nástrojů, elektronických úkonů při zadávání veřejných zakázek a certifikátu shody. Splnění podmínek a soulad elektronického nástroje se zákonem je možné prokázat certifikátem shody, ze zákona však tento certifikát není nutný. Zadavatel však poté musí sám prokázat, že jsou podmínky zákona splněny, což může být s ohledem na složitost elektronických nástrojů velmi komplikované.
Seznam všech certifikovaných elektrických nástrojů lze najít na webové stránce:http://www.portal-vz.cz/cs/Jak-na-zadavani-verejnych-zakazek/Elektronicke-zadavani-verejnych-zakazek/Seznam-certifikovanych-el-nastroju-dle-zakona-c-134-2016-Sb
Nová úprava dopadne i na řízení, která již začala běžet před její účinností. V případě, že lhůta pro podání nabídek skončí dnem 18.října 2018 a později, bude mít zadavatel povinnost upravit zadávací podmínky a stanovit v nich požadavek na elektronickou formu nabídek a určit elektronický nástroj pro jejich podání.
Povinnost elektronizace se však nebude týkat zakázek malého rozsahu, neboť ty mají výjimku z povinnosti zadat veřejnou zakázku v zadávacím řízení podle ZZVZ a povinnost elektronizace dopadá pouze na komunikace v rámci zadávacího řízení či zvláštního postupu podle části šesté zákona.
JUDr. Michal Bernard, Ph.D., advokát